Stage – Chargé(e) de Business Development & Marketing – Meetings & Events (MICE)

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RAISON D’ETRE DU POSTE

L'Agent de Production Meetings & Events est chargé d'assurer la réussite opérationnelle des événements au sein des resorts Club Med à l'échelle mondiale. Cela comprend la gestion des installations et démontages, la supervision des équipements, la coordination avec les fournisseurs et l’assistance technique tout au long du processus événementiel. Le rôle vise à créer des expériences client exceptionnelles tout en respectant les normes budgétaires et opérationnelles.

MISSIONS GENERIQUES

1. Installation et Coordination des Événements

• Superviser l’installation et le démontage des espaces d’événements dans le respect des échéanciers et des exigences des clients.
• Collaborer avec les organisateurs d’événements pour traduire leur vision en plans opérationnels.
• Gérer le transport, l’installation et l’organisation des équipements liés aux événements.

2. Gestion des Fournisseurs et des Équipements

• Gérer les stocks d’équipements et fournitures événementielles, en assurant les réapprovisionnements nécessaires.
• Coordonner avec les fournisseurs pour sécuriser les services et matériaux adaptés à la taille des événements.
• Négocier les contrats et garantir le respect des normes convenues par les fournisseurs.

3. Support Technique et Logistique

• Assurer une assistance technique sur site, en résolvant de manière proactive les problèmes liés à l’audiovisuel ou à la logistique.
• Surveiller l’état des espaces événementiels et mettre en œuvre des améliorations pour optimiser leur fonctionnalité.
• Garantir le respect des réglementations en matière de santé et de sécurité pendant les installations et les opérations.

4. Développement des Processus

• Établir et optimiser les meilleures pratiques pour les workflows de production événementielle, assurant ainsi efficacité et cohérence.
• Effectuer des inspections régulières des processus et organiser des sessions de feedback pour améliorer la qualité d’exécution.
• Générer des rapports post-événements pour suivre l’utilisation des ressources, les challenges et les réussites.

5. Amélioration de l’Expérience Client

• Adapter la logistique opérationnelle pour offrir des expériences clients exceptionnelles en répondant aux attentes des clients.
• Fournir un support personnalisé pour les VIP et événements de grande envergure afin d’assurer une prestation hors pair.
• Recueillir les retours des clients après les événements pour ajuster et améliorer les processus futurs.

6. Management & Leadership

• Créer un cadre structurant et inspirant : Offrir un environnement clair et engageant, donner du sens aux actions et incarner l'Esprit Club Med.
• Développer et responsabiliser les équipes : Accompagner la montée en compétences, encourager l’autonomie et la prise d’initiative.
• Assurer l’excellence opérationnelle : Piloter la performance avec exigence et bienveillance, en optimisant le temps et les ressources.

INDICATEURS DE PERFORMANCE (tenue de poste)

• Taux de Réussite des Événements : Pourcentage d’événements exécutés dans les délais et sans problèmes majeurs.
• Disponibilité des Équipements : Taux de maintenance et d’adéquation des stocks.
• Satisfaction Client : Scores de retour des organisateurs et clients.
• Efficacité Opérationnelle : Respect des échéances d’installation et démontage par rapport au planning prévu.
• Résultats des Améliorations de Processus : Taux de mise en œuvre des améliorations proposées.