Assistant Administratif & Financier Département Construction - Bilingue Anglais (H/F)

Le Club Med est né en 1950, de la volonté de deux hommes, Gilbert Trigano et Gérard Blitz. Ils ont inventé un style de vacances inédit : des vacances tout compris dans les plus beaux sites du monde, le bonheur de vivre ensemble et de se ressourcer au contact de la nature ou par le sport.   

Le Club Med propose à ses clients (ses Gentils Membres, les G.M) une expérience unique de vacances l’esprit libre, grâce à la convivialité et au professionnalisme de ses salariés : les G.O, Gentils Organisateurs, et les G.E, Gentils Employés.  

Contexte

Le Département Construction fait partie de la Direction DCP (Développement, Construction & Property), dont le rôle est d’identifier de nouveaux sites dans le monde en vue du développement de nouveaux villages Club Med et/ou d’étudier les possibilités de rénovation et d’extension des villages existants afin d’augmenter la capacité hôtelière.

Rattaché(e) au Responsable Contrôle de Gestion Développement et Construction, l’Assistant(e) administratif(ve) aura pour mission de :

• Intervenir sur la zone EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique) ;

• Travailler en binôme avec le Chef de Projet, depuis la phase de lancement du projet jusqu’à la réception définitive ;

• Coordonner avec les Chefs de Projet les besoins administratifs propres aux projets de construction et de rénovation.

Missions

Suivi des engagements (contrats, avenants, lettres d’engagement et bons de commande) :

• Rédaction et/ou vérification des engagements à partir des modèles existants et des informations figurant dans les devis (montants, libellés, modalités de facturation, etc.) ;

• Envoi des documents et des annexes correspondantes via le système de signature électronique pour signature par le Chef de Projet Construction et l’entreprise ou le prestataire.

Suivi des factures :

• Factures de marchés de travaux : suivi et vérification de la cohérence des certificats de paiement établis par la Maîtrise d’œuvre présente sur site avec les situations de travaux des entreprises et les engagements signés. Vérification ou préparation des demandes de paiement (DP).

• Autres factures (consultants, mobilier, équipements, taxes, etc.) : vérification des factures par rapport aux engagements signés et préparation des demandes de paiement (DP).

• Envoi des documents via le système de signature électronique pour validation et autorisation de paiement par le Chef de Projet Construction et le Contrôle de Gestion de Paris.

Saisie des engagements et des factures dans le système financier interne :

• Édition des rapports financiers (EFC) ;

• Rapprochement des données avec les états de suivi ;

• Vérification de la bonne intégration des factures et suivi des corrections avec la Comptabilité et l’Informatique.

Préparation et vérification mensuelles des lots de paiement, projet par projet, avec le Centre de Services Partagés de Lyon.

Communication et collaboration avec les partenaires internes et externes (entreprises, consultants, etc.).

Gestion des assurances :

• Envoi des demandes d’attestations d’assurance aux consultants et aux entreprises et vérification des informations transmises (période de couverture, nature des travaux couverts, montants assurés, etc.).

• Saisie des données et tenue d’un fichier de suivi partagé avec notre courtier en assurances pour validation.

Gestion des garanties bancaires :

• Vérification des informations figurant sur les garanties (libellé, montants et date d’échéance) ;

• Saisie des données, tenue d’un fichier de suivi partagé avec la Trésorerie et archivage des documents dans Teams ;

• Envoi des courriers de mainlevée des garanties en recommandé avec accusé de réception, restitution des garanties aux entreprises et archivage des preuves de remise.

Plus généralement, numérisation et archivage de l’ensemble des documents traités sur le serveur partagé du Département, conformément aux procédures internes, notamment dans le respect des règles de nommage, des libellés standardisés et de l’arborescence des dossiers projets.

Profil recherché

• Formation : Bac +2 ;

• Expérience : deux à trois ans recommandés ; les profils débutants pourront être étudiés selon leur parcours ;

• Maîtrise indispensable de l’anglais écrit et oral ;

• Maîtrise d’Excel et de Word ;

• Aisance avec les chiffres ;

• Rigueur et souci du détail ;

• Discrétion et confidentialité ;

• Autonomie et capacité d’adaptation, avec aptitude à gérer plusieurs projets simultanément ;

• Bon relationnel et dynamisme ;

• Capacité à travailler efficacement en équipe.

Modalités

• Poste à pourvoir en CDI
• Basé à Paris La Villette
• Politique de télétravail actuelle : 8 jours / mois en accord avec le manager et l'équipe ; possibilité de poser une semaine complète tous les trimestres.
• Avantages en nature "Vacances G.O" pour tous nos postes en CDI avec un an d'ancienneté : vacances dans nos Resorts Club Med pour le/la salarié(e) et sa famille ou un accompagnant de son choix.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.